Zuletzt anhand der amtlichen Quellen geprüft: 29. August 2026
Fast jedes deutsche Verfahren verlangt eine „beglaubigte Kopie”, also gehen viele zum Notar und zahlen. § 33 VwVfG sagt etwas Einfacheres und Günstigeres: Jede Behörde darf Abschriften der von ihr selbst ausgestellten Urkunden beglaubigen, und bestimmte Behörden dürfen jede Abschrift beglaubigen, die zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Die Falle liegt nicht im Preis, sondern in einer Einschränkung im Beglaubigungsvermerk selbst, die Ihre Abschrift an eine einzige Behörde binden kann.
Die Regeln im Wortlaut des § 33
- Wer beglaubigen darf
- Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden zu beglaubigen, die sie selbst ausgestellt hat. Darüber hinaus dürfen durch Rechtsverordnung bestimmte Bundesbehörden und die nach Landesrecht zuständigen Behörden beglaubigen, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird.
- Wann nicht beglaubigt werden darf
- Wenn Umstände zur Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt geändert wurde — insbesondere Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung, oder wenn der Zusammenhang eines mehrblättrigen Schriftstücks aufgehoben ist.
- Form
- Ein Vermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist und vier Angaben enthalten muss.
- Die entscheidende Einschränkung
- Ist die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt, muss der Vermerk den Hinweis enthalten, dass die Abschrift nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde erteilt wird.
- Was erfasst ist
- Ablichtungen und technisch hergestellte Vervielfältigungen, bei einer Behörde aufbewahrte Negative, Ausdrucke elektronischer Dokumente und elektronische Dokumente selbst.
Wer beglaubigt — und warum der Notar meist entbehrlich ist
Die Vorschrift kennt zwei Stufen. Die erste ist allgemein und unbedingt: Jede Behörde darf Abschriften der Urkunden beglaubigen, die sie selbst ausgestellt hat. Eine kommunale Bescheinigung wird also in derselben Kommune ohne Zuständigkeitsstreit beglaubigt.
Die zweite ist weiter, aber bedingt: Die durch Rechtsverordnung bestimmten Bundesbehörden und die nach Landesrecht zuständigen Behörden dürfen beglaubigen, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist, oder wenn die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird — sofern nicht die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven durch Rechtsvorschrift anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist.
Die zweite Bedingung ist der praktische Schlüssel: Solange die Abschrift für eine Behörde bestimmt ist, genügt die behördliche Beglaubigung. Für Unterlagen an Ausländerbehörde, Jobcenter oder staatliche Hochschule ist der Gang zum Notar meist unnötig ausgegebenes Geld.
Ein Vorbehalt bleibt: Welche Stellen bestimmt sind, ergibt sich aus Rechtsverordnungen und Landesrecht — fragen Sie vorher nach, das unterscheidet sich zwischen den Ländern.
Wann abgelehnt wird — die Liste, die Sie zurückschickt
Absatz 2 verbietet die Beglaubigung ohne Ermessensspielraum, sobald „Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt geändert worden ist”. Die Beispiele:
- Lücken im Text;
- Durchstreichungen;
- Einschaltungen;
- Änderungen;
- unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen;
- Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen;
- ein aufgehobener Zusammenhang bei mehrblättrigen Schriftstücken.
Der letzte Punkt überrascht am meisten: Ein mehrseitiges Dokument, dessen Klammer gezogen wurde oder dessen Blätter sich gelöst haben, kann abgelehnt werden — nicht wegen zweifelhaften Inhalts, sondern weil der körperliche Zusammenhang aufgehoben ist. Lösen Sie also weder Bindung noch Heftklammer vor dem Termin, so praktisch das fürs Kopieren wäre.
Dasselbe gilt für ein verblasstes Dokument oder eine unklare Ziffer: Die Ablehnung ist dort keine Schikane, sondern angewandter Gesetzestext.
Der Beglaubigungsvermerk: vier Angaben, keine entbehrlich
Beglaubigt wird nicht durch einen bloßen Stempel, sondern durch einen Vermerk unter der Abschrift mit folgendem Inhalt:
- Die genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt wird.
- Die Feststellung der Übereinstimmung mit dem vorgelegten Schriftstück.
- Der Hinweis auf die Einschränkung — Erteilung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt wurde.
- Ort und Tag, Unterschrift des zuständigen Bediensteten und Dienstsiegel.
Prüfen Sie das noch am Schalter. Eine fehlende Angabe macht das Papier bei der nächsten Stelle angreifbar, und der zweite Weg ist mühsamer als die Kontrolle vor Ort.
Die Einschränkung, die an eine einzige Behörde bindet
Hier liegt der Grund für eine vertraute Erfahrung: eine beglaubigte Abschrift, die an einer Stelle angenommen und an der nächsten zurückgewiesen wird.
Die Regel ist gelesen einfach: Ist die Urschrift von einer Behörde ausgestellt — etwa eine deutsche Geburtsurkunde —, gibt es keine Einschränkung. Ist sie es nicht — eine Bescheinigung eines privaten Unternehmens, ein Vertrag, ein Dokument einer nichtstaatlichen Einrichtung —, muss der Vermerk den Hinweis enthalten, dass die Abschrift nur zur Vorlage bei der dort genannten Behörde erteilt wird.
Klären Sie deshalb vor der Beglaubigung, wohin die Unterlage geht, und lassen Sie so viele Abschriften erstellen, wie Sie Adressaten haben. Eine Abschrift beglaubigen und dann kopieren bringt nichts: Die Kopie einer beglaubigten Abschrift ist nicht beglaubigt.
Papier und elektronisch gleichermaßen
Absatz 4 erstreckt dieselben Regeln weit über die klassische Papierabschrift hinaus: auf Ablichtungen, Lichtdrucke und technisch hergestellte Vervielfältigungen, auf fototechnisch hergestellte, bei einer Behörde aufbewahrte Negative, auf Ausdrucke elektronischer Dokumente und auf elektronische Dokumente selbst — sei es zur Abbildung eines Schriftstücks erstellt oder in ein anderes technisches Format überführt, wenn das Ausgangsdokument mit qualifizierter elektronischer Signatur oder qualifiziertem Siegel einer Behörde verbunden war.
Bei elektronischer Beglaubigung ändern sich die letzten Elemente des Vermerks: Eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur oder ein solches Siegel ersetzt Unterschrift und Dienstsiegel; Name des zuständigen Bediensteten und Bezeichnung der Behörde treten hinzu. Wird ein Ausdruck eines signierten Dokuments beglaubigt, sind die Feststellungen der Signaturprüfung aufzunehmen: wer als Inhaber der Signatur bzw. welche Behörde als Inhaberin des Siegels ausgewiesen ist, welchen Zeitpunkt die Prüfung ausweist und welche Zertifikate zugrunde lagen.
Amtliche Quelle
Hinweis: Diese Seite ist allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Gebühren und Verfahrensdetails unterscheiden sich zwischen Kommunen und Ländern, und jeder Fall wird einzeln geprüft — klären Sie Ihre Lage vorab mit der zuständigen Meldebehörde oder dem Standesamt.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Notar?
Meist nicht. Die zuständigen Behörden dürfen beglaubigen, wenn die Urschrift behördlich ist oder die Abschrift für eine Behörde benötigt wird; und jede Behörde beglaubigt, was sie selbst ausgestellt hat.
Warum wurde meine Unterlage abgelehnt?
Das Gesetz verbietet die Beglaubigung, wenn Umstände auf eine Inhaltsänderung hindeuten: Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter oder Zahlen, Beseitigungsspuren oder ein aufgehobener Zusammenhang mehrerer Blätter.
Gilt eine beglaubigte Abschrift bei jeder Stelle?
Wenn die Urschrift behördlich ist, ja. Andernfalls bindet der Vermerk sie an die genannte Behörde — lassen Sie je Adressat eine Abschrift erstellen.
Kann ich eine beglaubigte Abschrift kopieren?
Das bringt nichts. Die Kopie einer beglaubigten Abschrift ist nicht beglaubigt; beglaubigt wird die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Schriftstück.
Sind elektronische Dokumente erfasst?
Ja. Dieselben Regeln gelten für Ausdrucke elektronischer Dokumente und für elektronische Dokumente; qualifizierte Signatur oder Siegel ersetzen Unterschrift und Dienstsiegel.